Microsoft Access adalah aplikasi dibawah Sistem operasi Windows yang
berguna untuk membuat, mengolah, dan mengelola basis data atau lebih dikenal
dengan database.Database adalah kumpulan arsip data berbentuk tabel yang saling
berkaitan untuk menghasilkan informasi.
Sebelum memulai microsoft Access, terlebih dahulu kita harus mengenal
apa itu database dan apa saja komponen yang ada di dalamnya.
Sekilat tentang Database
Dalam kehidupan sehari-hari, kita tidak akan pernah terlepas dari data.
Misalnya saja data tentang mahasiswa, dosen, akademik, keuangan, stock barang, karyawan,
gaji, pasien, dan lain sebagainya.
Agar data lebih bermanfaat, maka data harud diorganisasikan dalam suatu file
datababase. Untuk pengorganisasian dan pengolahan data dengan komputer, dibutuh
kan suatu Sistem Manajemen Database (DBMS). Dengan sistem manajemen database, kita dapat menambah mengedit, menghapus, mengurutkan data sesuai dengan urutan yang sesuai dengan Anda inginkan dan membuat laporan bagi data tersebut.
Pengertian Database
Database atau biasa disebut basis data adalah sekumpulan data atau informasi
yang terdiri atas satu atau lebih tabel yang saling berhubungan a ntara satu
dengan yang
lain, di mana Anda mempunyai wewenang untuk mengakses data tersebut, baik untuk
menambah, mengganti, mengedit, menghapus data dalam tabel -tabel tersebut.
Lebih sederhananya pengertian Database merupakan kumpulan dari informasi
yang disimpan dalam komputer dan saling berhubungan satu sama lain secara
sistematik. Database ini dikelola dan dapat digunakan untuk keperluan tertentu.
Tingkatan Database
Ada beberapa tingkatan Database yang perlu diketahui pada saat nanti Anda
bekerja di dalam program Access, antara lain
File
Gambar
1. Tingkatan database
a. File terdiri dari record-record yang menggambarkan satu kesatuan data yang
sejenis.
b. Record merupakan kumpulan dari beberapa field yang saling berhubungan tersimpan dalam bentuk baris pada tabel. Satu tabel bisa terdiri dari beberapa record
sekaligus.
c. Field merupakan temapat data atau informasi dalam kelompok sejenis yang
dimasukkan atau diinputkan pada bagian kolom tabel.
d. Character merupakan bagian data terkecil yang berjenis huruf, angka (numeric)
atau karakter khusus yang membentuk sutau item data/field.
Pengertian Tabel, Field dan record
Seperti kita ketahui bahwa database merupakan kumpulan dari beberapa
tabel yang terintegrasi menjadi satu kesatuan yang saling berhubungan.Tabel merupakan kumpulan dari beberapa record dan fields. Sebagai
ilustrasinya adalah sebagai berikut
Memulai Microsoft Access Klik Start. ==> All program ==> Microsoft Office
Gambar 3. Klik Tombol Start
Gambar 4. Memulai Access dengan
menggunakan Start Menu
Selanjutnya akan tampil dialog
seperti berikut :
Jika
Anda tidak menginginkan tampilan Kotak Dialog pada saat pertama kali dijalankan
program MS Access Anda dapat memilih perintah option pada menu tools dan matikan Check Box, Starup Dialog, pada tab Sheet View.
Berikut ini adalah pilihan yang ada pada kotak dialog MS
Access
Pilihan
|
Keterangan
|
Blank Access DataBase
|
Digunakan untuk membuat data base baru yg masih kosong
dan Anda dapat menambahkan Obyek tabel, query, Form, Report, dan Obyek
lainnya
|
Blank Data Access Page
|
Dipakai untuk membuat data base baru yang diberikan
oleh MS Access secara bertahap
|
Project Existing Data
|
Dipakai untuk membuat data base baru berdasarkan
tuntunan yang diberikan oleh microsoft access
|
Open end existing file
|
Dipakai
untuk membuka file database yang telah dibuat sebelumnya
|
Gambar 6. Elemen-elemen pada Access |
Office Button
Berisi Backstage yang bersi
beberapa pilihan perintah untuk mengelola database. Fasilitas ini hampir sama
pada seluruh program Microsoft Office .
Gambar 7. Office button
Dapat Anda lihat dari gambar
diatas, terdapat beberapa TaksPane seperti :
1. Save : Digunakan untuk
menyimpan secara langsung database anda.
2. Open : Digunakan untuk
membuka database yang pernah Anda buat sebelumya.
3. New : Digunakan untuk
membuat sebuah database baru.
4. Save As : Digunakan untuk
menyimpan database Anda menjadi berbagai format database lainnya/versi
Microsoft Access sebelumnya
(2000, 2003, 2007 dan 2010 )atau bisa juga dalam bentuk PDF/XPS jika
Anda telah mempunyai add-ins
nya .
5. Print : Fasilitas untuk
mencetak database yang telah Anda buat. Terdapat tiga pilihan yakni Print
(mencetak dengan sebelumnya
menentukan properti-properti printer dan halaman yang akan
dicetak), Quick Print (mencetak
database secara langsung tanpa melakukan perubahan
property-properti pada printer)
dan Print Preview (untuk mengatur sebelum database dicetak).
6. Manage : Ini merupakan
fasilitas untuk mengatur database yang telah kita buat. Terdapat tiga
pilihan : Compact and Repair
Database (untuk melakukan maintenance atau juga merepair ),
Back Up Database (fasilitas
untuk membackup database untuk mencegah terjadinya kehilangan
Bab 1 | Mengenal Microsoft
Access 2007 7
data), Database Properties
(dari fasilitas ini akan memunculkan kotak dialog yang dimana anda
dapat menentukan properties
pada database yang sedang anda buat).
7. Email : Fasilitas ini
memudahkan anda dalam mengirimkan database melalui email.
8. Publish : Fasilitas ini
digunakan setelah database yang anda buat telah selesai atau final.
Terdapat dua pilihan didalamnya
Document Management Server, (Anda dapat menaruh
document/database ini di server
sehingga dapat dengan mudah untuk diakses maupun dibagi ke
user lainnya), Package and Sign
(ini digunakan untuk memberikan digital signature pada
package database yang telah
Anda buat).
9. Close Database : digunakan Untuk
keluar dari database.
Selain dari berbagai pilihan
diatas juga ada dua tombol lagi di bawahnya yakni Access Options dan Exit
Access. Access Options berisi
pilahan-pilahan yang sebenarnya mirip dengan program Office Options
yang lainnya.
Quick Access Toolbar
Sama seperti program Office
2007 yang lainnya, pada Access 2007 juga manyediakan Quick Access
Toolbar yang dapat kita atur
sesuai dengan kebutuhan kita
Gambar 8. Menambahkan customize Ribbon
Untuk menambahkan command pada
Quick Access Toolbar menggunakan langkah seperti berikut :
I. Klik pada tombol arah panah
kebawah.
II. Klik More Commands, untuk
menampilkan seluruh command bisa dengan memilih All
Commands pada menu drop down
Choose commands from.
III. Selanjutnya pilih Command
yang akan digunakan dan klik Add.
IV. Klik OK.
V. Untuk mengembalikan ke awal
lagi, gunakan Reset.
Gambar 9. Jendela Access Option pada
Quick Access Toolbar Ribbon
Element ini merupakan interface
baru yang ditawarkan dalam Microsoft Office 2007. Element ini
semakin mempermudah user dalam
mengolah/mengedit data. Pada Access 2007 terdapat empat tab
yakni Home, Create, External
Data dan Database Tools.
Pada tab Home terdiri dari
tujuh group :
Gambar 10. Tab Home
1. Views: Group ini memudahkan
pengguna dalam melihat/mengedit Database-nya. Terdapat
beberapa pilihan yang
berbeda-beda tergantung dengan objek Database yang dipilih atau yang
sedang dikerjakan.
2. Clipboard : Berisi
perintah-perintah dasar seperti Cut, Copy, Paste dan Format
3. Font : Berisi
pengaturan-pengaturan jenis huruf, ukuran, warna, perataan dan sebagainya.
4. Rich Text : Berisi kumpulan
untuk memperkaya format teks, seperti pengaturan paragraph,
Indentasi, Bullet and
Numbering.
5. Record : Berisi perintah-perintah
untuk pengolahan record.
6. Sort & Filter : Group
ini sering digunakan karena berisi perintah untuk melakukan penyaringan
atau juga mengurutkan data
berdasarkan kriteria tertentu.
7. Find : Untuk berisi perintah
untuk mencari dan juga dapat mengganti data yang Anda cari
dengan data yang lain.
Pada tab Create terdiri dari
empat group :
1. Tables : Untuk membuat tabel
data atau juga menentukan tipe tabel yang akan kita buat.
2. Forms : Form merupakan Input
bagi user ketika ingin memasukan data baru. Di tab ini terdapat
berbagai pilihan pengaturan
form.
3. Reports : Atau laporan,
penyajian akhir dalam bentuk laporan data-data. Anda dapat membuat
dan mengatur seperti apa report
yang akan Anda gunakan.
4. Other : Di group ini
terdapat dua pilihan utama untuk pembuatan Query dan Macro. Keduanya
akan kita bahas tersendiri pada
bab berikutnya.
Gambar 11. Tab Create
Pada tab External Data juga
terdiri dari empat group :
1. Import : Fasilitas ini dapat
Anda gunakan ketika ingin memasukan document lain dalam
database anda.
2. Export : Kebailikan dari
import, Anda dapat mengexport database yang telah Anda buat ke
program aplikasi lain.
3. Collect Data : Berhubungan
dengan pengiriman database melalui E-mail.
4. SharePoint List : Dalam
group ini kita dapat melakukan sinkronisasi database dengan SharePoint.
Gambar 12. Tab
External Data
Pada tab Database Tools terdiri
dari lima group :
1. Macro : Berisi rangkain
perintah berupa aksi yang dapat dilaksanakan secara otomatis. Di group
ini kita dapat menggunakan Visual
Basic dalam pembuatan perintahnya.
2. Show/Hide : Berisi pembuatan
Relationships (hubungan antar tabel) dan juga perintah lainnya.
3. Analyze : Anda juga dapat
menganalisa performa dari database yang Anda buat pada group ini
dan juga menganalisa keefektifan
penggunaan tabel.
4. Move Data : Database yang
telah Anda buat dapat digunakan (move) menjadi SQL Server atau
Database Access. Tentunya dalam
mengubah database Anda menjadi SQL Server dibutuhkan
Program SQL Server pada
komputer kita.
5. Database Tools : Salah satu
fitur advance yang ada pada Access seperti kita dapat
memberikan melakukan enkripsi
database dengan menggunakan password dan juga fitur-fitur
advance lainnya.
Gambar 13. Tab Ribbon Database Tools
Selain tab diatas masih ada
beberapa tab tambahan (Extra Tab). Tab ini akan muncul jika Anda sedang membuat sebuah tabel, form atau
report.
Help
Menu Help akan memberikan
informasi atau penjelasan singkat mengenai setiap masalah yang
ditemukan ketika bekerja dengan
Access 2007. Fasilitas ini akan lebih efektif jika komputer kita
terkoneksi dengan internet.
Untuk menggunakan menu ini ada dua cara :
I. Dengan menekan tombol F1
pada keyboard.
II. Dengan mengklik icon pada
pojok kanan atas dibawah tombol Close.
Objek Database
Objek database merupakan tempat
objek-objek (bisa berupa Table, Form, Report, Query atau yang
lainnya). Kesatuan objek atau
komponen ini akan membentuk database. Dalam penggunaannya, pada
Microsoft Access versi
sebelumnya juga telah mencantumkan elemen ini. Elemen ini mempermudah
Anda dalam mengelola/mengedit
objek-objek dari database.
Gambar 14. Contoh objek-objek
database
Menutup File Database
Untuk menutup atau keluar dari
file database yang aktif, dapat dilakukan dengan
2 (dua) cara :
a. Klik menu File, Exit, atau;
b. Klik tombol x (close) pada
jendela Microsoft Access
