KKPI

Microsoft Access adalah aplikasi dibawah Sistem operasi Windows yang berguna untuk membuat, mengolah, dan mengelola basis data atau lebih dikenal dengan database.Database adalah kumpulan arsip data berbentuk tabel yang saling berkaitan untuk menghasilkan informasi.

Sebelum memulai microsoft Access, terlebih dahulu kita harus mengenal apa itu database dan apa saja komponen yang ada di dalamnya.

Sekilat tentang Database

Dalam kehidupan sehari-hari, kita tidak akan pernah terlepas dari data. Misalnya saja data tentang mahasiswa, dosen, akademik, keuangan, stock barang, karyawan, gaji, pasien, dan lain sebagainya.

Agar data lebih bermanfaat, maka data harud diorganisasikan dalam suatu file

datababase. Untuk pengorganisasian dan pengolahan data dengan komputer, dibutuh kan suatu Sistem Manajemen Database (DBMS). Dengan sistem manajemen database, kita dapat menambah mengedit, menghapus, mengurutkan data sesuai dengan urutan yang sesuai dengan Anda inginkan dan membuat laporan bagi data tersebut.

Pengertian Database

Database atau biasa disebut basis data adalah sekumpulan data atau informasi

yang terdiri atas satu atau lebih tabel yang saling berhubungan a ntara satu dengan yang

lain, di mana Anda mempunyai wewenang untuk mengakses data tersebut, baik untuk

menambah, mengganti, mengedit, menghapus data dalam tabel -tabel tersebut.

Lebih sederhananya pengertian Database merupakan kumpulan dari informasi

yang disimpan dalam komputer dan saling berhubungan satu sama lain secara sistematik. Database ini dikelola dan dapat digunakan untuk keperluan tertentu.

Tingkatan Database

Ada beberapa tingkatan Database yang perlu diketahui pada saat nanti Anda

bekerja di dalam program Access, antara lain 

File

                                                     Gambar 1. Tingkatan database

a. File terdiri dari record-record yang menggambarkan satu kesatuan data yang
sejenis.
b. Record merupakan kumpulan dari beberapa field yang saling berhubungan tersimpan dalam bentuk baris pada tabel. Satu tabel bisa terdiri dari beberapa record
sekaligus.
c. Field merupakan temapat data atau informasi dalam kelompok sejenis yang
dimasukkan atau diinputkan pada bagian kolom tabel.
d. Character merupakan bagian data terkecil yang berjenis huruf, angka (numeric)
atau karakter khusus yang membentuk sutau item data/field.

 Pengertian Tabel, Field dan record

Seperti kita ketahui bahwa database merupakan kumpulan dari beberapa tabel yang terintegrasi menjadi satu kesatuan yang saling berhubungan.Tabel merupakan kumpulan dari beberapa record dan fields. Sebagai ilustrasinya adalah sebagai berikut 

 Gambar 2. Penjelasan File dan record

  

Memulai Microsoft Access  Klik Start. ==> All program ==> Microsoft Office

Gambar 3. Klik Tombol Start

 Gambar 4. Memulai Access dengan menggunakan Start Menu

Selanjutnya akan tampil dialog seperti berikut :

Gambar 5.  Tampilan awal Microsoft Access

Jika Anda tidak menginginkan tampilan Kotak Dialog pada saat pertama kali dijalankan program MS Access Anda dapat memilih perintah option pada menu tools  dan matikan Check  Box, Starup Dialog, pada tab Sheet View.

Berikut ini adalah pilihan yang ada pada kotak dialog MS Access

Pilihan	Keterangan
Blank Access DataBase	Digunakan untuk membuat data base baru yg masih kosong dan Anda dapat menambahkan Obyek tabel, query, Form, Report, dan Obyek lainnya
Blank Data Access Page	Dipakai untuk membuat data base baru yang diberikan oleh MS Access  secara bertahap
Project Existing Data	Dipakai untuk membuat data base baru berdasarkan tuntunan yang diberikan oleh microsoft access
Open end existing file	Dipakai untuk membuka file database yang telah dibuat sebelumnya

Gambar 6. Elemen-elemen pada Access

Office Button

Berisi Backstage yang bersi beberapa pilihan perintah untuk mengelola database. Fasilitas ini hampir sama pada seluruh program Microsoft Office .

Gambar 7. Office button

Dapat Anda lihat dari gambar diatas, terdapat beberapa TaksPane seperti :

1. Save : Digunakan untuk menyimpan secara langsung database anda.

2. Open : Digunakan untuk membuka database yang pernah Anda buat sebelumya.

3. New : Digunakan untuk membuat sebuah database baru.

4. Save As : Digunakan untuk menyimpan database Anda menjadi berbagai format database lainnya/versi

Microsoft Access sebelumnya (2000, 2003, 2007 dan 2010 )atau bisa juga dalam bentuk PDF/XPS jika

Anda telah mempunyai add-ins nya .

5. Print : Fasilitas untuk mencetak database yang telah Anda buat. Terdapat tiga pilihan yakni Print

(mencetak dengan sebelumnya menentukan properti-properti printer dan halaman yang akan

dicetak), Quick Print (mencetak database secara langsung tanpa melakukan perubahan

property-properti pada printer) dan Print Preview (untuk mengatur sebelum database dicetak).

6. Manage : Ini merupakan fasilitas untuk mengatur database yang telah kita buat. Terdapat tiga

pilihan : Compact and Repair Database (untuk melakukan maintenance atau juga merepair ),

Back Up Database (fasilitas untuk membackup database untuk mencegah terjadinya kehilangan

Bab 1 | Mengenal Microsoft Access 2007 7

data), Database Properties (dari fasilitas ini akan memunculkan kotak dialog yang dimana anda

dapat menentukan properties pada database yang sedang anda buat).

7. Email : Fasilitas ini memudahkan anda dalam mengirimkan database melalui email.

8. Publish : Fasilitas ini digunakan setelah database yang anda buat telah selesai atau final.

Terdapat dua pilihan didalamnya Document Management Server, (Anda dapat menaruh

document/database ini di server sehingga dapat dengan mudah untuk diakses maupun dibagi ke

user lainnya), Package and Sign (ini digunakan untuk memberikan digital signature pada

package database yang telah Anda buat).

9. Close Database : digunakan Untuk keluar dari database.

Selain dari berbagai pilihan diatas juga ada dua tombol lagi di bawahnya yakni Access Options dan Exit

Access. Access Options berisi pilahan-pilahan yang sebenarnya mirip dengan program Office Options

yang lainnya.

Quick Access Toolbar

Sama seperti program Office 2007 yang lainnya, pada Access 2007 juga manyediakan Quick Access

Toolbar yang dapat kita atur sesuai dengan kebutuhan kita

 Gambar 8. Menambahkan customize Ribbon

Untuk menambahkan command pada Quick Access Toolbar menggunakan langkah seperti berikut :

I. Klik pada tombol arah panah kebawah.

II. Klik More Commands, untuk menampilkan seluruh command bisa dengan memilih All

Commands pada menu drop down Choose commands from.

III. Selanjutnya pilih Command yang akan digunakan dan klik Add.

IV. Klik OK.

V. Untuk mengembalikan ke awal lagi, gunakan Reset.

         Gambar 9. Jendela Access Option pada Quick Access Toolbar Ribbon

Element ini merupakan interface baru yang ditawarkan dalam Microsoft Office 2007. Element ini

semakin mempermudah user dalam mengolah/mengedit data. Pada Access 2007 terdapat empat tab

yakni Home, Create, External Data dan Database Tools.

Pada tab Home terdiri dari tujuh group :

Gambar 10. Tab Home

1. Views: Group ini memudahkan pengguna dalam melihat/mengedit Database-nya. Terdapat

beberapa pilihan yang berbeda-beda tergantung dengan objek Database yang dipilih atau yang

sedang dikerjakan.

2. Clipboard : Berisi perintah-perintah dasar seperti Cut, Copy, Paste dan Format

3. Font : Berisi pengaturan-pengaturan jenis huruf, ukuran, warna, perataan dan sebagainya.

4. Rich Text : Berisi kumpulan untuk memperkaya format teks, seperti pengaturan paragraph,

Indentasi, Bullet and Numbering.

5. Record : Berisi perintah-perintah untuk pengolahan record.

6. Sort & Filter : Group ini sering digunakan karena berisi perintah untuk melakukan penyaringan

atau juga mengurutkan data berdasarkan kriteria tertentu.

7. Find : Untuk berisi perintah untuk mencari dan juga dapat mengganti data yang Anda cari

dengan data yang lain.

Pada tab Create terdiri dari empat group :

1. Tables : Untuk membuat tabel data atau juga menentukan tipe tabel yang akan kita buat.

2. Forms : Form merupakan Input bagi user ketika ingin memasukan data baru. Di tab ini terdapat

berbagai pilihan pengaturan form.

3. Reports : Atau laporan, penyajian akhir dalam bentuk laporan data-data. Anda dapat membuat

dan mengatur seperti apa report yang akan Anda gunakan.

4. Other : Di group ini terdapat dua pilihan utama untuk pembuatan Query dan Macro. Keduanya

akan kita bahas tersendiri pada bab berikutnya.

Gambar 11. Tab Create

Pada tab External Data juga terdiri dari empat group :

1. Import : Fasilitas ini dapat Anda gunakan ketika ingin memasukan document lain dalam

database anda.

2. Export : Kebailikan dari import, Anda dapat mengexport database yang telah Anda buat ke

program aplikasi lain.

3. Collect Data : Berhubungan dengan pengiriman database melalui E-mail.

4. SharePoint List : Dalam group ini kita dapat melakukan sinkronisasi database dengan SharePoint.

Gambar 12. Tab External Data

Pada tab Database Tools terdiri dari lima group :

1. Macro : Berisi rangkain perintah berupa aksi yang dapat dilaksanakan secara otomatis. Di group

ini kita dapat menggunakan Visual Basic dalam pembuatan perintahnya.

2. Show/Hide : Berisi pembuatan Relationships (hubungan antar tabel) dan juga perintah lainnya.

3. Analyze : Anda juga dapat menganalisa performa dari database yang Anda buat pada group ini

dan juga menganalisa keefektifan penggunaan tabel.

4. Move Data : Database yang telah Anda buat dapat digunakan (move) menjadi SQL Server atau

Database Access. Tentunya dalam mengubah database Anda menjadi SQL Server dibutuhkan

Program SQL Server pada komputer kita.

5. Database Tools : Salah satu fitur advance yang ada pada Access seperti kita dapat

memberikan melakukan enkripsi database dengan menggunakan password dan juga fitur-fitur

advance lainnya.

Gambar 13. Tab Ribbon Database Tools

Selain tab diatas masih ada beberapa tab tambahan (Extra Tab). Tab ini akan muncul jika Anda sedang membuat sebuah tabel, form atau report.

Help

Menu Help akan memberikan informasi atau penjelasan singkat mengenai setiap masalah yang

ditemukan ketika bekerja dengan Access 2007. Fasilitas ini akan lebih efektif jika komputer kita

terkoneksi dengan internet. Untuk menggunakan menu ini ada dua cara :

I. Dengan menekan tombol F1 pada keyboard.

II. Dengan mengklik icon pada pojok kanan atas dibawah tombol Close.

Objek Database

Objek database merupakan tempat objek-objek (bisa berupa Table, Form, Report, Query atau yang

lainnya). Kesatuan objek atau komponen ini akan membentuk database. Dalam penggunaannya, pada

Microsoft Access versi sebelumnya juga telah mencantumkan elemen ini. Elemen ini mempermudah

Anda dalam mengelola/mengedit objek-objek dari database.

Gambar 14. Contoh objek-objek database

Menutup File Database

Untuk menutup atau keluar dari file database yang aktif, dapat dilakukan dengan

2 (dua) cara :

a. Klik menu File, Exit, atau;

b. Klik tombol x (close) pada jendela Microsoft Access